Companiile au obligatia de a salva facturile transmise sau primite prin e-Factura pe suporturi proprii (USB drive, cloud, email) si sa pastreze aceste documente pentru cel putin 5 ani. Se vor arhiva atat facturile transmise cat si cele primite.
Rezumat:
Arhiva Electronica e-Factura
Facturile sunt disponibile in Spatiul Privat Virtual timp de 60 zile de la postarea in portalul RO e-Factura. In acest interval facturile se pot descarca oricand. Dupa trecerea celor 60 zile de la postare, facturile “vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi eliberate la cerere”. Arhivarea electronica dupa cele 60 zile presupune ca facturile nu vor mai fi disponibile in SPV, astfel nu vor mai fi vizibile in lista de facturi si implicit nu se vor mai putea descarca.
In situatia in care s-a ajuns ca anumite facturi sa fie omise de la salvarea din Spatiul Privat Virtual (SPV) in arhiva/backup-ul personal, exista o solutie prin care acestea se pot reposta in SPV si astfel redevin disponibile pentru descarcare.
Recuperare Facturi Nedescarcate din SPV
Dupa arhivarea electronica, facturile nu mai sunt disponibile pentru descarcare, dar recuperarea facturilor nedescarcate din e-Factura inca mai este posibila. Pentru a readuce facturile inapoi in SPV si ulterior a fi descarcate, trebuie completata si transmisa o solicitare catre ANAF.
Se va trimite catre ANAF o solicitare de repostare a documentelor in SPV. In aceasta solicitare se vor mentiona, pentru fiecare document:
- indexul de incarcare
- data facturii
- detalii factura (numar factura, nume vanzator, cod fiscal vanzator, nume cumparator, cod fiscal cumparator)
Raspunsul solicitarii va fi transmis pe adresa de email din SPV, iar facturile vor fi din nou disponibile pentru descarcare.
“Notificările sunt transmise automat la adresele de mail completate în SPV de
către reprezentanții emitentului/destinatarului, dacă a fost exprimată opțiunea în acest
sens.”
Solutia: Programul de Facturare QInvoices
Folosirea programului de facturare QInvoices permite companiilor sa descarce arhiva cu e-Facturi preluate din SPV. Aplicatia preia periodic facturile primite de la furnizori in SPV si pe cele transmise cu succes catre clienti si pastreaza arhiva ZIP cu cele 2 fisiere XML aferente. Ulterior, utilizatorii QInvoices au posibilitatea de a exporta facturile fiscale (arhiva ZIP generata de SPV) pentru un interval de zile (ex: luna precedenta) si astfel se poate pastra o arhiva (backup) lunara cu toate facturile din SPV.
Companiile au posiblitatea de a primi zilnic sau lunar un sumar cu activitatea desfasurata prin e-Factura, inclusiv un atasament cu o arhiva ZIP care contine toate facturile transmise si primite in ziua sau luna anterioara.
Programul de facturare QInvoices, prin serviciul automat de preluare e-facturi din SPV, reduce riscul companiilor de a ajunge in situatia de a recupara facturi nedescarcate. QInvoices elibereaza companiile de acest “stres” functional si le permite sa isi concentreze atentia si timpul pe activitatea acestora.
QInvoices ofera un serviciu complet in relatia cu portalul e-Factura: genereaza fisierele XML, transmite fisierele XML in e-Factura, afiseaza statusul documentelor, preia facturile de la furnizori, creaza o arhiva/backup al e-facturilor si astfel ofera companiilor siguranta in comunicarea cu SPV.
Arhiva de tip zip (indiferent ca este pentru o factura sau mai multe) trebuie stocata in siguranta de fiecare utilizator intr-un loc sigur si accesibil pentru a fi pusa la dispozitie in situatia unui control. Arhiva se va pastra pentru o perioada de 5 ani.
Incearca programul de facturare online QInvoices, complet integrat cu e-Factura.
Creare cont: facturare.qsolutions.ro/register/